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戒掉這些無意識的辦公室惡習,逆轉妳的瞎忙人生!

  • tammy

  • 09-11
(source:google)
電話響了馬上接、電子郵件馬上回、工作要有效率……這些基本的職場守則,妳“違反”了哪些?

擔任過上千家企業顧問的北岡秀紀出了一本像“唱反調”的職場新書《逆轉你的瞎忙人生》,列出四十八種辦公室“惡習”,讀起來讓人冷汗直冒。

原來追求效率只是換來更多工作量、原來輕易能被找到反而顯得自己沒價值、原來訂出優先順序反而讓自己無法安排更重要的事……

如果妳也覺得自己是瞎忙一族,不妨趁機把過去深信不疑的職場守則全都拋開,打破“常識”才能重新出發!

 

1. 電話響了就接?


妳一定聽過職場專家建議:與其寫郵件,不如打電話;有的公司甚至規定電話響三聲內一定要接起來。事實上,就算不刻意規定,聽到電話響了,立刻接起來也是本能反應。

那為什麼電話響了不能接?因為電話是拖累生產力的邪惡工具。為了說一句沒意義的話,如“我現在不方便接電話”,還不如無視來電,等自己方便的時候再回電。

如果全公司都不馬上接電話,會怎樣?在作者的客戶中,真的有公司這麼做,結果員工的專注力反而提高了,生產力成長一倍以上。所以,有機會的話,不妨試試用留言的功能,把回電的時間集中,或許能改善工作中被鈴聲打斷的焦慮。

 

2. 有信馬上就回?


和電話一響起來就馬上接聽一樣,我們都認同,郵件一來就馬上回覆,能給來信者十足的安心感,覺得妳把對方擺在第一位,揪感心。

但妳一定也遇過沒辦法馬上回信的狀況,只得把郵件標註起來,改天再回;或是同時開了好幾個郵件視窗,卻全都回到一半,思緒跳來跳去,一個不小心還漏信。

北岡秀紀說得很直:馬上回信的人,不過就是個打雜的。道理很簡單,越是難聯絡,價值就越高。要擺脫“長工”角色,就要預先規範出讀取信件的時間,例如午餐後精神渙散的一小時,一次處理全部郵件,不要被“請務必今天回覆”的信給嚇到,就能從回信地獄中逃脫。
 


3. 考量效率再工作?


什麼!不追求工作效率,難道要混吃等死嗎?先別急著翻白眼,只要問自己一個問題:妳曾因為做事有效率而提早下班回家嗎?不,通常都換來更多工作。手腳最快的人,往往也是最忙的一個,卻不見得都在忙跟績效相關的事情。

與其提升效率,不如減少工作量。每次接到任務時,先想兩件事:“單就妳的職務而言,所謂的成果是什麼?”“公司為什麼需要妳?”舉例來說,助理就能整理的表格,為什麼非妳做不可?

還有更狠的一招:無能的上司下達無關緊要的指令,只要忽略個五次,下次妳就會被跳過了,但前提是妳要交出更亮眼的成績來。

 

4. 把工作做到完美?


妳應該也有這樣的經驗吧?主管交辦的專案,在期限前交出去後,卻全盤被推翻,前功盡棄,只能重頭來過,甚至得加班才能把進度趕上。

會這樣就是因為“把工作做到完美”的想法作祟,覺得還沒完備的東西不能交出去,反而事倍功半,因為世界上本來就沒有百分之百完美的工作。

作者提出很有趣的“四十分主義”,在完成度四十分左右的時候,就該先遞出去,就算方向錯誤,修正也還來得及;假設方向正確,馬上就能拿到六十分,甚至是八十分。

為什麼不追求一百分?因為無論是客戶還是上司,根本就沒幾個人能確實知道自己要什麼。對他們來說,八十分跟一百分的差距,微乎其微。

 

5. 一定要當晨型人?


有一陣子很流行“晨型人”的概念,號召超過三十歲的人停止過度的夜生活,實行“晚九朝五”睡眠法,最好提前兩小時到公司,從容不迫展開一天的生活。

不過,有些人的腦袋就是在晚間運作得更為靈活,這樣的夜貓子,就注定失敗了嗎?如果因為無法早起就覺得人生無望,人生會不會太簡化?

晨間活動的目的是為了提高工作效率,但晨間活動本身並不是“目的”,千萬別本末倒置了。沒有任何一種生活型態適合所有人,不用自己替自己貼標籤,找到自己的工作節奏,才是更重要的事。
 


6. 逢年過節必送禮?


中秋送月餅、端午送粽子、聖誕節寄張聖誕卡……人人都在做的事,也變成一種禮尚往來的常識了。有的公司會要求各部門把收到的禮品“上繳”,再統一發放,雖是避免私下賄賂,卻也少了一點收禮的情意。

在特定時節送禮沒有錯,只是這些事對妳的工作有什麼實質效益嗎?客戶會因為少了一盒餅,就不跟妳往來了嗎?

真心為對方著想的話,不用等到逢年過節,就要適時把禮送出去,才能送到心坎裡。特地選在對方的生日,甚至是結婚紀念日或小孩生日,挑個實用的小禮物,反而能加深妳在對方心中的印象。

 

7. 保持正面思考?


妳一定聽過“半杯水”的寓言故事:杯子裡有半杯水,妳心想的是“還有半杯水”,還是“只剩半杯水”呢?

前者就是一般人對“正面思考”的定義,但如果妳從沒思考過為什麼杯子裡只有半杯水,就直接跳到“太好了!反正還有半杯水”的自我安慰,反而可能落入“自我感覺良好”的陷阱中。

所謂的正面思考,應該是先確認自己把能做的事都做了,在安心前先想辦法把水補滿,把思考化成具體行動,才是正確的思考模式!


大家趕快把這篇文章分享出去吧!身在職場中,有些事情並不如我們想像的那樣,了解以上七個原則,才能讓你的職場效率加倍喔!

原文出處:aboluowang

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