10招教你如何「妥善做時間管理」!
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Alma
- 10-29
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第1招養成一次就把事情做好的習慣
有些事情一旦決定就無法回頭,即使能挽回,也得花數倍力氣調整,時間也耗掉大半。
卓睿企管顧問公司董事長葉微微指出,“第一次就做對”是一種“預防”的心態,隻要事前多花時間溝通,想清楚再動手,並確立對的方向,若事後需要調整,也不至於太過離譜。
第2招一日之計在於“昨夜”
“一日之計在於晨”雖是句至理名言,但放在今日職場卻顯得緩不濟急。“為避免浪費時間,前一晚就該訂定隔天計劃,”陸易仕國際顧問公司總經理謝文憲強調。
每晚睡前,不妨將明天要達成的目標記下來,按重要程度編順序。隔天一早,即可馬上著手第1個目標,達成後再繼續實現第2個目標,一路堅持做下去。
第3招每天提早兩小時上班
日本時間管理專家高井伸夫在《早上10點以前搞定工作》書中建議,早上1小時工作效率可抵下午的2、3個小時,因此,不妨往前挪兩個小時,早上7點就進辦公室。
台灣許多CEO都有這種“好習慣”,例如無印良品總經理王文欣、摩根富林明投信總經理侯明甫、台灣彩券董事長尚瑞強,每天都提早1~2小時到公司上班,利用晨間安靜的時光沉澱思考。
第4招利用通勤時間學習
以火車、捷運、公車通勤的上班族,葉微微建議,通勤的零碎時間是最好的自修機會。不過,想學的若是語言,得先搞清楚自己的吸收模式。
“聽覺型”的人可靠收聽廣播、CD、mp3,“視覺型”得搭配文字教材,邊聽邊讀,“觸覺型”準備筆記本或PDA、SmartPhone,邊記邊學才會有效果。
第5招活用等待時間
無論是會議或業務拜訪,難免有等待的時間,葉微微指出,不妨趁空檔打個電話,擴展人際關系,反覆翻閱行事曆,以免遺忘小事或約會,或在隨身的小記事本,即興記錄一些想法,把握這個做計劃、企劃的好時機。
第6招“一心二用”法
台灣大學化學工程系教授呂宗昕指出,跟電腦程式一樣,大腦也有“多視窗”功能。
在同一時段,若能適當打開多扇“窗”,就會增加工作與休閑的時間,掌握原則如下:
同時做一件需思考及一件非思考的事。
同時做兩件相關的事,讓一份時間產生兩份工作效應。
同時做兩件休閑的事,讓一份休閑時間發揮兩份享受功效。
第7招筆記本提醒術
日本溝通專家箱田忠昭在《早上3小時完成一天工作》書中指出,可以準備一本記錄“想做卻沒做”的記事本,一有零碎時間或瞎忙時,就可以拿出來審視,以刺激大腦錄音機轉動,激發干勁。
第8招維持良好人際關系
葉微微提醒,平日在人際關系投資不可少:當同事向你求救,你可以當他的及時雨。即使當下無法幫忙,也能替他想出變通方案,下次當你有多樣緊急又重要的事得完成,他就可能在第一時間出手相助。
另外,與人共事要尊重對方的時間,凡事守時、有效率,有了良好印象,若有合作機會,他便會優先排給你。
第9招管理情緒低潮
“情緒管理也是時間管理的一部份。”曾任美商3M公司教育訓練經理、現為業務銷售專案顧問的王亞蘭強調,情緒來時,先試著完成一件事情,就會有力氣再去做第2件事。
若實在難以控製,可采取“刪除法”,暫時排除所有事情,讓自己“放空”。不過,仍得設想備用方案,並縮短發泄時間,這才是放空真正的意義。
第10招以金錢換取時間
葉微微有次與擔任高階主管的女性友人在廚房閑聊,朋友開心用著剛在超市買來、比以往慣用品牌便宜5元的廚房清潔劑。
結果發現,過去的清潔劑雖貴,但噴完幾分鍾一擦就干淨,現在卻得花上一小時。“為什麼要省這5元,卻浪費一小時可能的‘產值’?”葉微微十分不解。
她強調,就個人時間成本計算,省下的時間拿來做更有品質的休閑或提升能力的學習,都比貪圖蠅頭小利劃算。
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